F.A.Q.

1. ILLUSTRARE IL PROGETTO DI INFORMATIZZAZIONE

PLANET SCHOOL
SISTEMA DI GESTIONE DEI SERVIZI SCOLASTICI IN AMBIENTE WEB

Panoramica del Planet School

Il sistema Planet School è un potente strumento che consente di gestire l’erogazione dei servizi scolastici in maniera semplice ed estremamente efficace con particolare riguardo alla refezione scolastica.
I motivi che hanno decretato il successo del sistema Planet School, si possono sintetizzare nei seguenti punti:

  • Realizzato per ambiente WEB nativo, fruibile da tutti i soggetti interessati in modalità ASP;
  • interfaccia software semplice ed intuitiva priva di elementi inutili che creano confusione e scarsa fruibilità da parte dei diversi soggetti che debbono interagire con il sistema;
  • architettura dell’intero sistema ottimizzata per garantire massima affidabilità, precisione nella gestione dei dati, immediatezza nel reperimento e nella divulgazione di qualsiasi tipo di informazione;
  • flessibilità nella configurazione dell’applicazione per rispondere alle specifiche esigenze del committente;
  • adozione di procedure di emergenza per ovviare ad eventuali e temporanei disservizi.

Le principali funzionalità del Planet School

Il cuore del sistema Planet School è costituito dall’applicazione software sviluppata interamente in ambiente WEB.
Attraverso un’interfaccia semplice ed intuitiva, l’applicazione consente di gestire:

  • le iscrizioni ai servizi;
  • la ristorazione scolastica;
  • servizi aggiuntivi (asili nido, trasporto scolastico,i campi estivi, colonie, pre/post scuola, palestre comunali ed altri servizi configurabili – moduli opzionali);
  • i pagamenti on line, presso esercizi commerciali convenzionati e istituti bancari;
  • pagamenti con emissione di bollettini postali;
  • gestione situazioni debitorie.

Modalità di iscrizione al servizio di ristorazione

L’iscrizione al servizio di ristorazione può essere effettuato indiverse modalità:

  • pre iscrizione on-line: da internet il genitore accede ad una particolare sezione del Planet School(non occorrono nome utente e password) ed inserisce tutti i dati richiesti. L’iscrizione, naturalmente, dovrà essere validata dal comune una volta verificata la verdicità dei dati inseriti.
  • iscrizione manuale: il comune, sulla base del modulo precedentemente inviato al genitore e da questo rinviato debitamente compilato, inserisce tutti i campi nell’anagrafica dell’alunno;
  • iscrizione tramite import dei dati: il Planet School è dotato di un’utilità per l’import di un file di anagrafiche da file esterni (ad esempio dall’anagrafe comunale).

Il software consente l’archiviazione digitale del modulo riepilogativo dei dati relativi all’iscrizione di ciascun anno.

Anagrafica degli iscritti al servizio

L’anagrafica degli iscritti al servizio ristorazione è molto dettagliata e può essere ulteriormente ampliata direttamente dall’operatore aggiungendo parametri completamente personalizzabili ed utilizzabili anche a fini statistici.
Tar le varie funzionalità gestite, vi segnaliamo la gestione personalizzata di tariffe differenziate per ciascun utente e gestione diete speciali attribuibili a ciascun alunno.

Modalità e tecnologia per la prenotazione del pasto

Probabilmente questa fase è tra le più “delicate” di tutto il sistema Planet School. E’ indispensabile, infatti, adottare una procedura semplice (il soggetto che deve svolgere determinate operazioni potrebbe essere anche l’alunno), omogenea (lo strumento e il procedimento per effettuare la prenotazione debbono essere identici per tutti gli studenti al fine di evitare qualsiasi confusione), rapida (i soggetti coinvolti sono restii a svolgere operazioni complesse che richiedono del tempo per essere espletate), esente da errori (i soggetti coinvolti sono restii ad assumersi responsabilità nell’espletare operazioni che potrebbero generare errori). La mancanza di uno solo di questi requisiti può compromettere, in maniera determinante, il corretto funzionamento di tutto il sistema di gestione del servizio di ristorazione. La procedura che, sulla base dell’esperienza maturata, rispetta in pieno tali esigenze è quella di seguito descritta.
Ogni classe viene dotata di un raccoglitore all’interno del quale vengono custoditi i badge degli alunni.
I badge sono nominativi.
L’insegnante, nel fare l’appello, provvede a rimuovere dal raccoglitore i badge dei bambini assenti o che non intendono usufruire del servizio mensa per quel giorno.
Entro un orario prestabilito, un operatore scolastico si reca nelle varie classi e ritira il raccoglitore contenente i soli badge dei bambini che usufruiranno del servizio mensa.
L’operatore scolastico, dopo aver ritirato i raccoglitori nelle varie classi, si reca presso il terminale raccolta dati ed effettua la registrazione delle prenotazioni.
Questa attività è molto semplice e rapida: senza rimuovere i badge dal raccoglitore, basta farli scorrere davanti al terminale (una frazione di secondo per ogni badge). La corretta lettura del badge viene segnalata sia da un bip sia dalla visualizzazione del numero badge sul display.
Non esiste il problema della doppia registrazione: il terminale non accetta più di una registrazione giornaliera per ciascun badge. Nel caso in cui si avvicina il badge per la seconda volta, sul display appare la scritta “prenotazione già effettuata”. Alla fine di questa operazione, l’operatore scolastico può, eventualmente, verificare il numero totale dei pasti prenotati attraverso la digitazione di un tasto sulla tastiera del terminale e riportare, quindi, ciascun raccoglitore nella rispettiva classe.
Ogni terminale provvede, IN AUTOMATICO, alla trasmissione dei dati al sistema centrale in GPRS senza che l’operatore debba digitare NESSUN TASTO.
La procedura sopra illustrata è quella che ha riscosso maggiori consensi da parte del personale docente e non docente delle scuole che attualmente utilizzano il sistema Planet School.
Naturalmente, il sistema è in grado di gestire procedure alternative per la prenotazione dei pasti (es. timbrature effettuate direttamente dagli alunni all’entrata, dai genitori che accompagnano gli alunni, dall’insegnante direttamente sul terminale ecc. ecc.).
Come già detto, la comunicazione dei dati avviene sfruttando la tecnologia GSM/GPRS, questo consente di installare ciascun terminale in qualsiasi punto del plesso senza nessun tipo di predisposizione per la trasmissione dati (Ethernet/Telefonica ecc.).

Procedura di prenotazione pasti in situazioni di emergenza

Qualora ci fossero dei problemi di funzionamento del sistema elettronico di prenotazione dei pasti, è prevista una procedura alternativa. L’operatore scolastico provvede a registrare gli assenti con gli appositi moduli predisposti per ciascuna classe e provvede ad inviarli a mezzo fax al centro servizi che provvederà a caricarli in tempo reale sul sistema. Qualora non fosse possibile inviare i fogli a mezzo fax, è possibile raggiungere il centro servizi, telefonicamente e comunicare ad uno degli operatori gli alunni assenti per ciascuna classe.
Il centro servizi, svolge già questa attività per diversi clienti, tra cui il Comune di Padova, il Comune di Spoltore, il Comune di Appignano del Tronto e il comune di Offida.

Centro Cottura (Società di Servizio)

Il software Planet School dispone di una serie di prospetti e stampe personalizzabili con cui il Centro Cottura prende visione dei pasti da preparare giornalmente, suddivisi in base ai plessi, alle classi, ai soggetti che hanno prenotato (alunni, insegnanti o qualsiasi altro soggetto indicato dal committente) ed infine in base alle diverse tipologie di menu.

Analisi Statistiche

Il software Planet School è stato progettato per consentire la configurazione di prospetti e stampe in grado di rispondere alle esigenze di monitoraggio del sistema di ciascun cliente. Flussi di cassa, numero e tipologia di pasti erogati, crediti in scadenza, sono solo alcuni dei parametri disponibili per prospetti stampe e grafici.

Modalità di effettuazione della ricarica e di verifica del credito disponibile

Il Planet School può essere configurato per gestire il metodo di pagamento pre-pagato e/o post-pagato.
Naturalmente il metodo di pagamento può essere differenziato a seconda del servizio di riferimento (ad esempio il servizio ristorazione può essere gestito con il pre-pagato, mentre il servizio trasporti con il metodo post-pagato). In ogni caso il Planet School mette a disposizione dell’utente diversi canali di comunicazione per procedere al pagamento dei servizi.

Metodo pre-pagato:

- Presso un esercizio convenzionato
il software Planet School è stato realizzato interamente in ambiente WEB. Questo consente massima flessibilità al comune di stipulare delle convenzioni con qualsiasi tipo di esercizio commerciale (tipicamente tabaccheria, cartolibreria, bar ecc). L’attivazione non prevede l’installazione di nessun terminale P.O.S. o altri dispositivi, è sufficiente che l’esercizio abbia a disposizione un computer ed una connessione internet.
Il genitore che intende effettuare la ricarica, cosi come accade per le ricariche dei telefonini, deve semplicemente ricordare il codice assegnato al proprio figlio e comunicarlo all’esercente. Prima di completare la procedura di ricarica, così come accade per i telefonini, è possibile verificare la correttezza dei dati su apposita ricevuta stampata dall’esercente.
Questa è l’opzione che ha riscosso maggior consenso presso i cittadini e presso gli stessi esercenti:

  • L’esercente: non deve dotarsi di alcun tipo di terminale (è sufficiente un computer collegato ad internet), l’operazione di ricarica è semplicissima e, solitamente, l’esercente è disposto ad effettuare il servizio senza chiedere nessun tipo di commissione. Infatti, se da un lato l’esercente non sostiene nessun tipo di costo (non c’è nessun collegamento tramite modem analogico a pagamento), dall’altro il continuo afflusso di persone comporta, potenzialmente, un evidente vantaggio economico per l’esercizio commerciale;
  • Il Genitore: se le convenzioni vengono effettuate con esercizi commerciali situati in punti strategici, i genitori possono effettuare la ricarica senza percorrere grosse distanze, in maniera semplice, rapida e, potenzialmente, a qualsiasi orario (solitamente in questo tipo di esercizi commerciali, gli orari hanno una finestra temporale ben più ampia di quella degli uffici).

- Presso uno sportello comunale o della società di ristorazione
La modalità operativa è la stessa descritta per gli esercizi convenzionati.

- Presso uno sportello bancario
Il Planet School è predisposto per importare giornalmente o periodicamente un file creato dall’istituto di credito abilitato ad effettuare gli incassi.
I genitori, pertanto, possono recarsi presso gli sportelli della banca convenzionata con il comune ed effettuare la ricarica.

- On-line con carta di credito
Il Planet School consente di effettuare i pagamenti on line per tutti coloro che dispongono di un computer con accesso ad internet. La procedura è molto semplice e del tutto simile a quelle di qualsiasi acquisto di prodotti on-line.

Metodo post-pagato:

- Con bollettino postale
Il Planet School può stampare i bollettini postali da inviare ai genitori ed importare, giornalmente o periodicamente, un file creato dal servizio Postel, con i dati relativi ai bollettini postali incassati dagli sportelli postali.

Verifica del credito disponibile:

I genitori possono verificare il credito residuo e tutte le altre informazioni relative ai propri figli sfruttando diversi canali di comunicazione previsti dal Planet School:

  • on line: accedendo a mezzo internet, con l’utilizzo di uno specifico account, il Planet School visualizza tutti i dati relativi al o ai figli che usufruiscono di uno o più servizi scolastici (l’account è sempre il medesimo);
  • presso gli sportelli abilitati: recandosi presso uno degli esercizi commerciali o banche convenzionate, presso gli sportelli del comune o della società di ristorazione comunicando semplicemente in numero badge;
  • tramite SMS: inviando un SMS al centro servizi, in automatico viene inviato un SMS in riposta contenente tutti i dati relativi al credito residuo del o dei figli che usufruiscono di uno o più servizi scolastici
  • tramite telefono: semplicemente telefonando al Comune, alla società di ristorazione o al centro servizi.

I soggetti che interagiscono con il Planet School

Il Planet School consente di configurare diverse categorie di utenze. Sempre nell’ottica di massimizzare la semplicità di utilizzo da parte di tutti coloro che interagiscono con il sistema, ogni categoria avrà una sua particolare interfaccia contenente solo ed esclusivamente le funzioni di sua pertinenza. Ogni utente, pertanto, potrà accedere solo ai dati di propria pertinenza, in lettura o lettura/scrittura a seconda dei casi.
Di seguito riportiamo le categorie di utenti solitamente più utilizzate, con una brevissima descrizione delle funzionalità abilitate:

  • Amministratore: accede in lettura/scrittura ed ha tutte le funzionalità abilitate, inclusa la creazione di altre utenze;
  • Genitore: accede in lettura/scrittura solo nella fase di registrazione on-line, in tutti gli altri casi accede in sola lettura per visualizzare i dati del o dei propri figli che usufruiscono di uno o più servizi scolastici;
  • Centro cottura: accede in sola lettura per visualizzare/stampare il prospetto pasti da preparare nel giorno per il plesso di competenza;
  • Esercente: accede in lettura/scrittura per visualizzare e/o ricaricare il credito residuo dell’alunno.

Per ogni categoria di utente è previsto un set di funzioni abilitabili o meno dall’amministratore, pertanto il numero di utenti e le combinazioni possibili, sono virtualmente illimitate.
Il Planet School, inoltre, consente di realizzare prospetti e stampe personalizzate (per esigenze funzionali o statistiche) per ciascun utente.
La gestione dei pagamenti è sempre aggiornata in tempo reale e, grazie ai vari prospetti e filtri disponibili, è possibile verificare gli importi incassati, i pasti erogati, i crediti in scadenza e le posizioni in mora.

Bollettazione degli importi dovuti e tecnologie di pagamento

Per la bollettazione degli importi dovuti e tecnologie di pagamento Si rinvia a quanto specificato nella pagina precedente, aggiungendo solo che il software Planet School è predisposto per la stampa su formato A4 della lettera con il bollettino postale da spedire alle famiglie.

Gestione degli insoluti e recupero crediti

Il Planet School consente di monitorare in tempo reale la situazione dei pagamenti ed evidenziare, attraverso specifici prospetti, le posizioni di insoluti, credito scaduto e credito in scadenza. Il monitoraggio di queste posizioni può essere effettuata dagli operatori addetti a questo controllo che hanno a disposizione diversi canali di comunicazione con le famiglie.

Modalità e tecnologia di comunicazione con le famiglie

Invio di SMS
Il software provvede ad inviare automaticamente, su comando o a scadenze programmate, degli SMS con testo configurabile, per segnalare i crediti in scadenza ed i crediti scaduti.

Invio di E-Mail
Il meccanismo e simile a quello degli SMS. Le e-mail possono essere inviate in abbinamento agli SMS o in modalità indipendente a singoli utenti o gruppi di utenti selezionati in base a parametri configurabili.

Invio di Lettere
Anche per la stampa ed invio delle lettere è possibile utilizzare i filtri resi disponibili dal software planet school.

Comunicazioni telefoniche
Nel caso in cui si renda necessario, è possibile contattare la famiglia al numero telefonico registrato nell’anagrafica di ciascun utente.

Analisi informatica: architettura, certificazioni, licenze, manutenzione, assistenza

L’applicazione web è costituita da tre livelli principali:
• interfaccia utente
è la parte di acquisizione dati e visualizzazione risultati, costituita dal web browser.
(Internet Explorer ver. 6.0 o superiore)
• server web
si occupa dell’elaborazione dei dati e genera i risultati richiesti dall'utente.
Microsoft Internet Information Services 6.0
• database
dove vengono memorizzati i dati.
Microsoft SQL SERVER 2000 o versione successiva.
WEB BROWSER
HTML - SCRIPT CLIENTSIDE
WEB SERVER
SCRIPT SERVERSIDE
SERVER DATABASE

2. INDICARE L’AMMONTARE DEL COSTO MENSILE DEL CANONE E DI EVENTUALI COSTI

Canone annuale assistenza tecnica: € 600,00(I.V.A. esclusa)

Software Planet School – Modulo base (500 anagrafiche)
Le prestazioni comprese nel canone di assistenza tecnica software sono:

  • Aggiornamenti software
  • Assistenza telefonica
  • Assistenza remota
  • Tele assistenza
  • Hosting con gestione delle timbrature: € 500,00(I.V.A. esclusa)

Gestione completa del Server web comprensivo di scarico giornaliero delle timbrature; servizi di backup dei dati, banda dedicata e garanzia della continuità del servizio.

3. TIPO DI TECNOLOGIA CHE SUPPORTA I BADGES E LE CARATTERISTICHE IN LETTURA E SCRITTURA PREVISTE DAL SISTEMA INFORMATIZZATO

I supporti sono BADGE RFID 125 K R/W.

4. NUMERO DEI BADGES CHE LA DITTA AGGIUDICATARIA DOVRA’ FORNIRE ANNUALMENTE

Sono al massimo n. 100 badges per anno.

5. LA DITTA DEVE IMMEDIATAMENTE RECAPITARE I PASTI MANCANTI E SEGNALARE IN GIORNATA AL COMUNE IL NOMINATIVO DEGLI UTENTI CHE ABBIANO USUFRUITO DEL PASTO SENZA AVER PROVVEDUTO ALLA TIMBRATURA NEGLI APPOSITI LETTORI ELETTRONICI. IN CHE MODO POSSONO ESSERE INDIVIDUATI I NOMINATIVI? VENGONO FORNITI I NOMINATIVI DEI PRESENTI?

Ai sensi dell’art. 1, punto 8, del Capitolato speciale d’appalto il servizio comprende la presa in carico della gestione delle presenze giornaliere degli alunni, prenotazione dei pasti, riscontro puntuale tra prenotazione e presenza nei locali della mensa, dati da rendere disponibili in tempo reale all’Amministrazione comunale.

6. IL SISTEMA E’ ACCESSIBILE ATTRAVERSO WEB E PER MOTIVI DI SICUREZZA LE OPERAZIONI SONO TRACCIATE?

Si, il software è accessibile da tutti gli operatori tramite web con apposito username e password e tutte le operazione effettuate vengono tracciate nei log dell’applicazione.

7. E’ CONSENTITO IN ALTERNATIVA AL SISTEMA INFORMATICO PROPOSTO DAL COMMITTENTE LA FORNITURA EX NOVO DI UN SISTEMA INFORMATICO MIGLIORATIVO CHE RISPECCHI LE NECESSITA’ RAPPRESENTATE E DOVE I COSTI, COMPRESI LA FORMAZIONE DEL PERSONALE DEL COMUNE, SIANO A CARICO DELLLA DITTA?

Le Ditte concorrenti possono proporre un sistema informatico migliorativo, alternativo a quello attualmente in uso, facendosi interamente carico dei costi derivanti.
In tale eventualità è indispensabile che il nuovo sistemasia pienamente operativo a decorrere dal 01/02/2013(installazione nuovi rilevatori delle presenzepresso i vari plessi scolastici, migrazione dei dati, delle anagrafiche, distribuzione nuovi badges ai fruitori del servizio). Inoltre è necessario assicurare la conservazione dello storico relativo ai precedenti anni scolastici, indispensabile ai fini del recupero crediti.

8. QUALORA SI DECIDA DI PARTECIPARE CON LA FORNITURA DEL SOFTWARE “PLANET SCHOOL” SI PUO’ SCEGLIERE UN FORNITORE DI FIDUCIA O SI E’ VINCOLATI ALLA DITTA ZUDDAS?

Nel caso in cui la Ditta concorrente partecipi con la fornitura del software “Planet School” è possibile scegliere un fornitore di fiducia.

9. DI CHI E’ LA COMPETENZA DEL CARICAMENTO DELLE NUOVE ANAGRAFICHE?

Il caricamento delle nuove anagrafiche viene effettuato dal personale comunale all’avvio di ciascun anno scolastico.

10. PER SERVIZI ANALOGHI SI INTENDONO ANCHE I SERVIZI DI PREPARAZIONE E SOMMINISTRAZIONE PASTI AI MINORI RICOVERATI PRESSO CENTRI OSPEDALIERI?

Si, si tratta di servizi analoghi.

11. IL TRIENNIO DA PRENDERE IN CONSIDERAZIONE PER I REQUISITI DI PARTECIPAZIONE E’ IL 2009/2010/2011 OPPURE IL TRIENNIO 2010/2011/2012?

Si deve prendere in considerazione il triennio 2010/2011/2012, infatti si deve avere riguardo al termine di scadenza per la presentazione delle offerte/domande di partecipazione.

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